بهره ور بودن به معنای انجام کارهای بیشتر نیست، بلکه انجام کارها به شیوه ای بهره ورانه است.آمانتا ایمبر روانشناس سازمانی در مقاله ای که در سال 2020 در مجله بازرگانی هاروارد منتشر کرد نتایج تحقیقات خود را که از دل مطالعات کیفی پیرامون شناخت عوامل موثر بر بهره وری در فعالیت های روزانه به دست آمده بود، منتشر کرد. نتایج تحقیقات وی در چهار خروجی اصلی خلاصه می گردد که در ادامه بدان ها اشاره خواهد شد.
1- طبقه بندی همه فعالیت ها و جلسات
چک کردن دسته ای ایمیل ها به یک نکته رایج برای بهره وری تبدیل شده است. ایده این است که شما فقط دو تا سه بار در روز به صندوق ورودی ایمیل خود نگاه کنید یا اعلان ها را برای مدتی متوقف کنید تا بتوانید بدون حواس پرتی روی کار تمرکز کنید.دسته بندی جلسات، تماس ها یا رویدادهای مجازی می تواند به همان اندازه موثر باشد. تحقیقات دانشگاه ایالتی اوهایو نشان داده است که وقتی جلسه‌ای در یکی دو ساعت آینده برگزار می‌شود، در مقایسه با زمانی که اصلاً جلسه‌ای نداریم، ۲۲ درصد کار کمتری انجام می‌دهیم.
در مورد آن فکر کنید. قبل از تماس زوم با استادتان، به‌روزرسانی تیم مجازی یا ملاقات انفرادی با رئیس‌تان، چه کاری انجام می‌دهید؟ شما به احتمال زیاد به آنچه می خواهید بگویید فکر می کنید، در مورد سؤالات مشورت می کنید یا نوعی ارائه را تمرین می کنید. زمانی که می دانید یک وقفه بزرگ در گوشه و کنار دارید، وارد شدن به جریان های اصلی کار کردن سخت است.
2- از استفاده از ماوس خودداری کنید.
مطالعه‌ای که اخیرا در موسسه برین اسکیپ انجام شد نشان داد که اکثر مردم به‌جای استفاده از میانبرهای صفحه‌کلید، به‌طور متوسط دو ثانیه در دقیقه کار خود را از دست می‌دهند. یعنی هشت روز در سال! مزایای یادگیری میانبرهای صفحه کلید می تواند برای بهره وری شما بسیار زیاد باشد. خوشبختانه، اکثر نرم افزارها میانبرهای یکسانی را به اشتراک می گذارند، به این معنی که هر چه بیشتر یاد بگیرید، سریعتر در فعلیت های روزانه کاری و اداری خود عمل خواهید کرد.
3- راه خود را به سمت رفتار بهتر سوق دهید.
اگر می‌خواهید عادات کاری بهتری ایجاد کنید، مت مولنوگ، یکی از بنیان‌گذاران وردپرس، به من گفت که هک‌های رفتاری کوچک می‌توانند منجر به بزرگترین بازده شوند. مولنوگ می‌گوید: «اگر وقتی از خواب بیدار می‌شوم، نزدیک‌ترین چیزی که به من است، کتاب باشد و نه تلفن، احتمالاً مطالعه می‌کنم. اما اگر تلفن روی کتاب قرار گرفته باشد، به احتمال زیاد به گوشی نگاه خواهم کرد.به عبارت دیگر، در نظر بگیرید که چه عاداتی را می خواهید تغییر دهید و به این فکر کنید که چگونه می توانید محیط خود را برای تأثیرگذاری بر آن رفتارها تغییر دهید. به عنوان مثال، احتمالاً شنیده اید که خاموش کردن تلفن یا قرار دادن آن در حالت هواپیما به شما کمک می کند تمرکز بیشتری روی کار داشته باشید. به همین ترتیب، ایجاد تغییرات کوچک در محیط اطرافتان می تواند به شما انگیزه دهد تا در مورد کارهایی که از آنها اجتناب کرده اید یا به طور طبیعی نمی خواهید انجام دهید، عمل کنید.
4- کار خود را با صدای بلند بخوانید.
چه بخواهید چه نخواهید، ما همه نویسنده هستیم. هر روز، موفقیت ما در محل کار یا مدرسه تا حدی به این بستگی دارد که چگونه می‌توانیم افکارمان را از طریق ایمیل، گزارش‌ها، پروژه‌ها و شاید حتی مقالات یا کتاب‌ها به اشتراک بگذاریم. برای مثال، اگر دانشجو هستید، بخش بزرگی از موفقیت شما با نحوه انجام کار و برقراری ارتباط واضح و دقیق مشخص می شود. این نیمی از پیروزی است.
دن پینک، نویسنده پرفروش نیویورک تایمز به من گفت: «تقریباً هر آنچه را که مهم می نویسم، با صدای بلند خواهم خواند. “برای من، این آزمایشی است که آیا درست به نظر می رسد.” اگرچه زمان‌بر و پر زحمت است، پینک می‌گوید این فرآیند به او کمک می‌کند تا نوشته‌هایش را بهتر بسازد. او پیشنهاد می‌کند به دنبال کلماتی باشید که خواندن آنها به هم ریخته یا دشوار است و آنها را با زبان ساده‌تر جایگزین کنید تا نوشته‌های شما هضم و درک شود.
خواندن کار با صدای بلند همچنین به شما امکان می دهد با دقت بیشتری تصحیح کنید. می توانید جملاتی را که ارزش اضافه نمی کنند شناسایی کنید و ریتم و سرعت بهینه کار خود را بیابید. اگر در حین خواندن به کلمات خود برخورد کنید، می دانید که کار نمی کند. اگر برای شما کار نمی کند، برای شخص دیگری نیز کارساز نخواهد بود، که می تواند منجر به یک اشتباه در ارتباط شود که در نهایت زمان بیشتری را برای حل کردن از شما می گیرد. نکته دکتر پینک را به خصوص مفید یافتم. اگرچه ممکن است خسته کننده به نظر برسد، اما خواندن کارهایم با صدای بلند به من کمک می کند تا نوشته هایم را واضح تر، مختصرتر و در نهایت تاثیرگذارتر کنم.
بهره ور بودن به معنای انجام بیشتر نیست، بلکه انجام کارها به شیوه ای کارآمد است. از هم‌اکنون، روی این استراتژی‌های ساده وقت بگذارید و تغییرات کوچکی ایجاد کنید تا از روزتان بهره بیشتری ببرید.
منبع: مجله بازرگانی هاروارد
نویسنده: دکتر آمانتا ایمبر روانشناس سازمانی
سال انتشار: 2020
